Los I-9 y W-4 - Proceso de llenado de los formularios obligatorios

Al momento de contratar a un nuevo empleado, es importante que se comprenda a fondo el proceso de llenado de dos formularios obligatorios: el Formulario I-9 y el Formulario W-4, y cuándo utilizar cada uno.

Estos formularios tienen diferentes funciones. Según el portal oficial de USCIS, todos los empleadores deben llenar y conservar la Forma I-9.

Es fundamental llenar correctamente ambos formularios y mantenerlos resguardados, ya que su incumplimiento puede resultar en sanciones o multas futuras.

Por otro lado, el IRS establece que los empleados deben completar la Forma W-4 para que los empleadores puedan retener el impuesto federal sobre la renta.

La Forma I-9 es un documento exigido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) y se utiliza para verificar la elegibilidad legal de los empleados recién contratados para trabajar en los Estados Unidos.

Cada empleado que ingrese a una empresa debe completar y presentar el Formulario I-9. Este formulario debe ir acompañado de documentos que demuestren la identidad del empleado, como la licencia de conducir, tarjeta de seguro social, certificado de nacimiento o tarjeta verde en caso de residentes.

Por otro lado, el Formulario I-9 es requerido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés).

El Formulario I-9 debe ser completado en el momento de la contratación y debe ser conservado por el empleador durante 3 años después de la contratación o 1 año después de la finalización del contrato, según lo informado por el Registro Federal en su página oficial.

El Formulario W-4, también conocido como Certificado de Asignación de Retención del Empleado

Es un documento que todos los empleados deben completar según la disposición del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) el mismo día en que son contratados. Su finalidad es indicar la cantidad que se retendrá del salario para el pago de impuestos federales sobre la renta.

El empleador tiene la obligación de verificar la elegibilidad del empleado, así como la autenticidad de los documentos presentados.

De acuerdo con las regulaciones del IRS, este formulario debe conservarse en los archivos durante un período de hasta 4 años después de haber pagado los impuestos.

Además, se debe llenar un nuevo Formulario W-4 cada vez que haya cambios en la situación financiera o personal del empleado.

Es importante destacar que el Formulario W-4 es exigido por el IRS y solo puede ser llenado por el empleado. Este documento establece la cantidad de retenciones que el empleador debe aplicar a las ganancias del empleado. Al igual que el Formulario I-9, el W-4 debe ser llenado cada vez que haya cambios en la situación financiera o personal del empleado.

En el momento de la contratación, el empleado debe firmar ambos formularios para que tengan validez legal.

Si necesitas más información o orientación sobre los Formularios I-9 y el W-4, u otros trámites relacionados con nómina o recursos humanos, no dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte.